Cách sắp xếp và quản lý văn phòng phẩm hiệu quả nhất
5 (100%) 1 vote

Cách quản lý văn phòng phẩm hiệu quả

Quản lý văn phòng phẩm là một trong những công việc khá quan trọng của bộ phận hành chính trong mỗi công ty. Khi biết cách quản lý những loại vật dụng này, phòng hành chính sẽ có thể theo sát nhu cầu sử dụng văn phẩm để có thể kịp thời cung cấp thêm đáp ứng vào nhu cầu làm việc của công ty.

quan-ly-van-phong-pham-hieu-qua

1. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng của mỗi bộ phận

Trước khi có ý định mua đồ dùng văn phòng phẩm, bạn cần theo dõi và tập hợp lại nhu cầu sử dụng văn phẩm tại mỗi phòng ban, mỗi bộ phận sau đó lên danh sách những thứ cần thiết phải mua. Cách làm này sẽ giúp công ty kiểm soát được số lượng, loại đồ dùng cần đặt mua nhằm tránh việc mua quá nhiều hoặc quá ít gây lãng phí. Nhờ đó mà bạn có thể tính toán trước được mức chi phí mua sắm.

2. Có nơi dự trữ văn phòng phẩm nhất định

Mọi loại đồ dùng văn phòng phẩm hay vật tư văn phòng đều cần được cất ở một phòng ban nhất định. Việc này sẽ giúp phân bổ và giám sát vật dụng một cách dễ dàng hơn. Điều này giúp bạn dễ dàng giám sát được số lượng hàng còn trong kho để biết nhân viên trong công ty có đang sử dụng vật phẩm lãng phí hay không. Đồng thời cũng giúp bạn có thể biết được phòng ban nào sắp hết để kịp thời cấp phát, phục vụ nhu cầu của các nhân viên.

3. Đưa ra định mức sử dụng nhất định

Mỗi loại văn phòng phẩm đều phải có định mức sử dụng riêng và mỗi bộ phận hành chính đều phải lập ra định mức sử dụng riêng biệt cho từng phòng ban sau đo cấp phát theo số lượng cần thiết. Mỗi quý, phòng hành chính cần phải rà soát lại mức sử dụng văn phòng phẩm sau đó sẽ có những điều chỉnh phù hợp.

4. Tái sử dụng văn phẩm khi có thể

Có rất nhiều loại văn phòng phẩm có thể tái sử dụng nhằm tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường. Đối với những loại giấy in, có thể tận dụng lại các mặt giấy mới sử dụng 1 nửa để làm giấy nháp, hoặc dùng để in các tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ công ty. Vì thế bạn nên thiết lập đặt một vài thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của nhân viên, máy photocopy, gần máy in …

Ngoài ra, các nhân viên cũng có thể chia sẻ cho nhau những vật dụng mà mình không dùng đến nữa ví dụ như kẹp ghim, giấy note, bút nhớ, kẹp bướm, cặp tài liệu… Cách này cũng giúp tận dụng được tối đa công năng của văn phòng phẩm đồng thời giảm được chi phí mua sắm.